公司辦公用品管理制度(含表格)
目的
為規(guī)范辦公用品的管理,使之既滿足員工工作需要又杜絕鋪張浪費,針對公司具體的辦公用品使用情況特制定本制度。
適用范圍
適用于公司辦公用品的采購、保管、領用及報廢等管理。
管理權(quán)責
綜合管理部:負責審核、匯總各部門每月辦公用品的領用情況并根據(jù)當月庫存情況進行采購申報、入庫、領用登記等。
各部門:負責做好本部門每月辦公用品的需求匯總、申報、領用和發(fā)放等工作。
采購部:負責每月辦公用品的采購及費用報銷。
公司副總經(jīng)理:負責審批每月辦公用品的申購與報銷。
定義:
辦公用品分類:辦公用品分為消耗品、耐用品及特殊用品三類。
消耗品:系指容易消耗,無法重復使用的用品,如:水筆、圓珠筆、鉛筆、螢光筆、筆記本、橡皮擦、回形針、釘書針、打印墨盒、蠟紙、硒鼓等。
耐用品:系指能重復使用并能保持原有形態(tài)和性能的用品。耐用品文具如有遺失應由個人自購。平時使用如有故障或損壞,應以舊品換新品,如:U盤、訂書機、啟釘器、計算器、筆筒、小刀、尺子等。耐用品文具需列入離崗移交范疇:服務年限1年以內(nèi)(含),如有遺失,照價賠償;服務年限1年以上,耐用品單價在500元(含)以上的,如有遺失,照價賠償。
特殊用品:系指某些部門人員為進行其專業(yè)工作需要的特殊用品。如:財務部常用的憑證等。
領用分類:根據(jù)辦公用品的使用性質(zhì),將辦公用品分為公用品和私用品兩類,私用品由使用人個人領用,公用品由部門專門指定人員統(tǒng)一領用。
個人領用:系個人使用保管用品,如水筆、橡皮擦、筆記本、筆芯等。
部門領用:系本部門共同使用用品,如打印紙、打印墨盒等。
管理規(guī)定
辦公用品申購
各部門應于每月25日前根據(jù)工作需要編制下月的辦公用品需求計劃,填寫《辦公用品采購申請單》,經(jīng)部門負責人審核,分管領導審批后交綜合管理部。
綜合管理部統(tǒng)一匯總、整理各部門的采購申請,并經(jīng)核查庫存狀況后填寫《辦公用品采購申請單》,于次月1日前經(jīng)綜合管理部經(jīng)理審核、副總經(jīng)理審批后,交采購部采購。
各部門辦公用品領用經(jīng)辦人根據(jù)本部門的《辦公用品采購申請單》所列明細,于每月5日前向綜合管理部領用并發(fā)放到本部門員工手中。
各部門若需采購臨時急需的辦公用品,由部門填寫《辦公用品采購申請單》,并在備注欄內(nèi)注明急需采購的原因,經(jīng)部門負責人、綜合管理部經(jīng)理審核、副總經(jīng)理審批后,由采購部負責實施采購任務。
辦公用品采購
為有效完成采購任務,原則上由采購部負責實施采購任務。
對專業(yè)性辦公用品的采購,由所需部門協(xié)助采購部共同進行采購。
臨時急需辦公用品可經(jīng)綜合管理部和采購部同意后由使用部門自行采購。
對單價大于500元以上辦公用品的采購,應先進行詢價、比價、議價,并將最終議定價格呈報副總經(jīng)理同意后,方可實施采購任務。
辦公用品入庫
辦公用品入庫前由綜合管理部指定專人進行驗收,對于符合規(guī)定要求的,由綜合管理部辦公用品管理人員登記入庫,并填寫《辦公用品入庫登記表》;對不符合要求的,由采購人員負責辦理調(diào)換或退貨手續(xù)。
辦公用品采購發(fā)票應由綜合管理部經(jīng)理簽字確認入庫后,方可報銷。
辦公用品領用
員工領用辦公用品應填寫《辦公用品領用登記表》。
員工領用單價在人民幣500元以上的辦公用品,須填寫《固定資產(chǎn)購買申請表》,說明申購理由,經(jīng)部門主管、部門分管領導、綜合管理部審核,副總經(jīng)理審批。
辦公用品使用
嚴禁員工將辦公用品帶出公司挪作私用。
凡屬各部門或部門內(nèi)員工共用的辦公用品應指定專人負責保管。
公司員工使用辦公用品必須堅持科學、合理、節(jié)約、愛護的原則,節(jié)省使用易耗品,正確使用非易耗品。對于公司內(nèi)部文件資料,提倡使用二手紙。
辦公用品若被人為損壞,應由責任人照價賠償。
辦公用品報廢
非消耗性辦公用品因使用時間過長需要報廢注銷時,使用人應提出辦公用品報廢申請,經(jīng)部門主管審核,并副總經(jīng)理批準同意后,到綜合管理部辦理報廢注銷手續(xù)。
辦公用品回收
員工離職時,應依《財產(chǎn)個人保管卡》所領耐用品一并退回綜合管理部,并辦理好移交手續(xù)。
回收再利用的辦公用品列入庫存。
辦公用品倉庫管理
綜合管理部建立辦公用品購置和領用登記臺帳,并做好購置和領用臺帳的登記工作。
綜合管理部應每月結(jié)算各部門月需求量及金額,對異常情況提出書面分析反饋。
其它辦公用品每季度盤點一次,每次盤點結(jié)果記錄在《辦公用品季報表》,并報財務部備案。
相關(guān)表單:
《辦公用品需求計劃表》 (編號: )
《辦公用品采購申請單》 (編號: )
《辦公用品庫存登記表》 (編號: )
《辦公用品領用登記表》 (編號: )
《辦公用品處置、報廢單》 (編號: )
10.附則
10.1本制度經(jīng)總經(jīng)理批準,自xxxx年xx月xx日實施。
10.2本制度的最終解釋權(quán)歸綜合管理部,修訂時亦同。
附表一:
年 月辦公用品采購需求計劃表
單位: 編號:
需求人員 | 名稱 | 型號 | 單位 | 數(shù)量 | 預計金額 | 備注 |
說明:每月25日前,各部門根據(jù)需要編制下月的辦公用品需求,報綜合管理部。
審批人: 部門負責人: 申購人:
附表二:
辦公用品采購申請單
編號: 填表日期: 年 月 日
品 名 | 規(guī)格 | 數(shù)量 | 單位 | 金額 | 使用人 | 備注 |
綜合管理部意見 | ||||||
副總經(jīng)理意見 |
注:本表由綜合管理部填寫
申請人:
附表三: 庫存登記表
日 期 | 來 源 | 入庫日期 | 數(shù)量 | 單價 | 出庫情況 | 結(jié)余 | 驗證人 | |
部門 | 數(shù)量 | |||||||
年 月 | ||||||||
年 月 | ||||||||
年 月 | ||||||||
年 月 | ||||||||
年 月 | ||||||||
年 月 | ||||||||
年 月 | ||||||||
年 月 | ||||||||
年 月 | ||||||||
年 月 | ||||||||
年 月 | ||||||||
年 月 | ||||||||
年 月 | ||||||||
年 月 | ||||||||
年 月 | ||||||||
年 月 | ||||||||
年 月 |
附表四:
辦公用品領用登記表
部門:
領用日期 | 名 稱 | 數(shù) 量 | 領用人 | 備注 |
附表五:
辦公用品處置、報廢單
申請部門 | 申請部門 | 申請日期 | ||
辦公用品名稱 | 規(guī)格型號 | |||
申請原因說明 | ||||
辦公用品使用人 | 部門主管意見 | |||
綜合管理部 | 辦公用品名稱 | 辦公用品編號 | ||
規(guī)格型號 | 耐用年限 | |||
購入價格 | 購入日期 | |||
廢損原因 | ||||
綜合管理部經(jīng)理意見 | ||||
財務部 | 帳面價值 | 凈值 | ||
估計廢品價值 | 實際損失 | |||
財務部意見 | ||||
審 批 | ||||
分管領導 | ||||
副總經(jīng)理 |
附表六:
年 月 辦公用品月報表
品名 | 規(guī)格 | 單位 | 上季結(jié)存 | 本季進庫 | 本季發(fā)出 | 本季結(jié)存 | 備注 | ||||
數(shù)量 | 金額 | 數(shù)量 | 金額 | 數(shù)量 | 金額 | 數(shù)量 |
| ||||
公 司:南京辦公用品采購網(wǎng)
聯(lián)系人:楊經(jīng)理
電話:17502537315
手機:17502537315
E-mail:37666006@qq.com
地 址:南京市建鄴區(qū)嘉陵江東街18號新城科技園3棟2樓