辦公用品管理辦法
1.目的
規(guī)范管理物資入庫、出庫、退庫、保管、盤點(diǎn)等過程的操作與管理,合理有效利用資源,制定本辦法。
2.適用范圍
適用于XX集團(tuán)本部及各總包項(xiàng)目部辦公用品、辦公耗材等各類物資的出入
庫儲備管理。
3. 辦公用品管理
3.1 分類
一級分類 | 二級分類 | 類別名稱 |
文具用品 | 書寫修正用品 | 簽字筆、圓珠筆、鉛筆、熒光筆、記號筆、白板筆、繪圖筆、筆芯、橡皮、修正帶、 墨水等 |
辦公本簿 | 軟面抄、硬面抄、皮面本、單據(jù)、標(biāo)簽、告示貼、便條紙等 | |
文件管理用品 | 資料冊、檔案盒、文件夾、寫字夾板、文件套、文件袋、檔案袋、抽桿夾、拉鏈袋等 | |
桌面用品 | 文件欄、筆筒、訂書機(jī)、起釘器、名片盒、名片冊、削筆器、轉(zhuǎn)筆刀、裁紙刀、剪刀、墊板、電話機(jī)、計算器等 | |
辦公用紙 | 復(fù)印紙、相片紙、打碼紙、銅版紙、彩噴紙、全透紙、不干膠打印紙、 復(fù)寫紙等 | |
耗材 | 打印耗材 | 硒鼓、墨盒、色帶、粉盒等 |
裝訂耗材 | 裝訂夾條、裝訂膠圈、裝訂透片、皮紋紙等 | |
電腦周邊用品 | Ⅰ:鼠標(biāo)、U 盤、激光筆等 | |
Ⅱ:鼠標(biāo)墊、光盤、插線板、電池等 | ||
IT 耗材 | 網(wǎng)線、水晶頭、網(wǎng)線轉(zhuǎn)換接頭、視頻線、電源線等 | |
辦公生活品 | 垃圾桶、垃圾袋、抽紙、卷紙、洗衣粉、消毒液、蚊香、除濕劑、牙簽、打火機(jī)、一次性紙杯、紅包等 |
3.2 申購:
3.2.1集團(tuán)各部門、各總包公司、各項(xiàng)目部內(nèi)勤人員每月20日前需登錄OA系統(tǒng)填寫《辦公物資申購單》申請下月辦公用品計劃,并在每月22日-25日前完成部門審批流程,集團(tuán)行政部每月25日進(jìn)行匯總審核,由后勤經(jīng)理復(fù)核,行政部經(jīng)理核準(zhǔn),報行政總監(jiān)審批確認(rèn)后,由后勤專員28日前進(jìn)行辦理。
3.2.2各部門、各項(xiàng)目部有辦公耗材需求,由發(fā)起人在集團(tuán)信息系統(tǒng)《辦公耗材申購單》中提出申請,內(nèi)勤審核需求標(biāo)準(zhǔn),部門或項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人審批,轉(zhuǎn)集團(tuán)部審批后,由集團(tuán)后勤采購人員辦理采購。
3.2.3《辦公物資申購單》填寫要求:選擇相應(yīng)類別及品名等信息,“類別”里無選項(xiàng)的,需選擇“其他”并備注說明。
3.2.4 申購標(biāo)準(zhǔn):
3.2.4.1 書寫修正用品、辦公本簿、文件管理用品、裝訂耗材、辦公用紙以節(jié)約為原則按需領(lǐng)用。
3.2.4.2 桌面用品、電腦周邊用品、打印耗材非初次申購,以舊換新。
3.2.4.3特定崗位的辦公用品按需申購或行政部統(tǒng)一配置。
3.3 驗(yàn)收入庫
3.3.1 物資驗(yàn)收由庫房管理員和采購人員共同完成。驗(yàn)收時對照供方“供貨單”和經(jīng)審批的“辦公用品申購單”,核對物資品名、規(guī)格、型號、數(shù)量,檢驗(yàn)物品質(zhì)量,驗(yàn)收合格后,庫房管理員和采購人員共同在入庫憑證上簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)實(shí)物品名、型號、規(guī)格、數(shù)量與申購不符或包裝破損、物品損壞,庫房管理員不得接收物品,由采購人員協(xié)調(diào)供應(yīng)商及時做退、換、補(bǔ)貨處理。
3.2.2 各部門集中申購的辦公用品應(yīng)及時入帳,庫存辦公用品造冊登記。
3.4 出庫
3.4.1 每月 10 日前(遇節(jié)假日順延),按需求集中發(fā)放辦公用品,各部門內(nèi)勤人員至庫房辦理辦公用品領(lǐng)用手續(xù);辦公耗材申請流程結(jié)束后三個工作日(遇節(jié)假日順延)即可至庫房領(lǐng)用。
3.4.2 辦公用品在不影響使用、無專業(yè)要求的基礎(chǔ)上不得隨意更換。
3.4.3 原則不辦理辦公用品計劃外領(lǐng)用,需緊急領(lǐng)用的,填寫《領(lǐng)料單》至庫房辦理領(lǐng)用手續(xù)。
3.4.3原則上每個項(xiàng)目部只能領(lǐng)用2個4G優(yōu)盤,由項(xiàng)目內(nèi)勤分配保管,非人為損壞重新申請,以舊換新,項(xiàng)目結(jié)束后需交回集團(tuán)總部。
3.4.4 新入職人員辦公用品配置
3.4.4.1 配置標(biāo)準(zhǔn):
普通員工 | 經(jīng)理級 | 總監(jiān)級以上 |
三欄文件欄1個 電話機(jī)1部 文件夾1個 告示貼1本 軟抄1本 按動中性筆2支 電話線1根 網(wǎng)線1根 | 另加: 黑皮筆記本1本 XX大、小稿紙各1本 普通計算器1個 筆筒1個 鉛筆1支 橡皮1塊 垃圾桶1個
| 另加: 訂書機(jī)1個 訂書針1盒 膠水1瓶 抽紙1盒 3米接線板1個 K39中性筆1支 1.0中性筆1支 紙杯1袋 筆記本電腦一臺(5000元左右)
|
3.4.4.2集團(tuán)庫房管理員依據(jù)人資部《入職聯(lián)絡(luò)單》,經(jīng)行政總監(jiān)簽字后,由各部門內(nèi)勤人員在新員工到崗前 1 個工作日按標(biāo)準(zhǔn)配放。
3.4.5 庫房管理員建立辦公用品(非消耗類)領(lǐng)用臺帳,詳細(xì)登記各部門員工桌面用品、電腦周邊用品(Ⅰ)、打印耗材的領(lǐng)用情況。
3.5 退庫
3.5.1 調(diào)出或離職人員在辦理交接或離職手續(xù)時,須將所領(lǐng)用的可二次利用物品退還至行政部作再次分配處理。
4.附則
4.1 本辦法自頒布之日起實(shí)施,原相關(guān)規(guī)定同時廢止。
4.2 本辦法擬訂、修改及解釋權(quán)為集團(tuán)行政部。
公 司:南京辦公用品采購網(wǎng)
聯(lián)系人:楊經(jīng)理
電話:17502537315
手機(jī):17502537315
E-mail:37666006@qq.com
地 址:南京市建鄴區(qū)嘉陵江東街18號新城科技園3棟2樓